Dürfen wir Sie beraten?
Norbert Kytka
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Ihre Herausforderung ist unsere. Unternehmen wachsen, Lieferketten und Zielmärkte werden immer globaler. Neue Standorte entstehen und sollen in die vorhandene Organisation und IT-Landschaft möglichst schnell und problemlos integriert werden. Das stellt Unternehmen und ihre IT-Abteilungen vor große Herausforderungen. Wir stehen an ihrer Seite und sorgen dafür, dass die neuen Standorte schnell in die Wertschöpfung gehen und sie ihr Potenzial voll entfalten können. Weit über die Grenzen und bisherigen Limits hinaus.
Damit ein SAP-Rollout-Projekt gelingt und den gewünschten Nutzen und Mehrwert bringt, muss die beste Technologie mit dem größten Leistungspotenzial und der maximalen Zukunftsfähigkeit ausgewählt werden. Deshalb landen unsere Kunden bei SAP.
Als nächstes kommt es auf die Kompetenz der Akteure und die richtige Strategie an. Daher kommen unsere Kunden zu uns.
Im Strategieplan legen wir zunächst die Reihenfolge der Standorte fest, an denen das SAP-System ausgerollt werden soll. Dann analysieren wir die jeweilige Ist-Situation und individuellen Anforderungen an jedem einzelnen Standort. Bei Auslandsstandorten berücksichtigen wir auch die abweichenden bzw. zusätzlichen rechtlichen Vorgaben und integrieren diese Prozesse.
Gemeinsam mit den IT-Spezialisten und Fachabteilungsleitern des Kunden legen wir alle relevanten operativen Prozesse fest und gewichten die Kriterien.
Bei der intensiven Zusammenarbeit mit unseren Kollegen auf Kundenseite kristallisiert sich auch heraus, wer dort bereit ist, im Projekt als Leistungsträger zu fungieren und dann später bei der Weiterentwicklung der Strategie und Systeme Führungsverantwortung zu übernehmen. Das ist in dem Maße erforderlich, wie sich das Unternehmen in Zukunft immer wieder verändern wird, z. B. durch Wachstum, Merger und Akquisition.
Dafür eine interne SAP-Kompetenz aufzubauen, empfehlen wir unseren Kunden vorbehaltslos, denn wir wollen, dass sie mit dem System erfolgreich sind. Selbstverständlich helfen wir ihnen dabei auch in Zukunft.
In der ersten Phase des SAP-Rollout-Projekts wird die Strategie auf Basis der harten und weichen Faktoren erarbeitet. Mit den Standorten wird der Plan validiert und ihnen zugleich die Perspektive aufgezeigt und Planungssicherheit gegeben. Der Strategieplan kann und soll auch regelmäßig hinterfragt werden, denn die zugrunde liegenden Parameter sind immer wieder in Bewegung.
Ein Team aus Global Key Usern (Prozessexperten) und Beratern ermittelt gemeinsam mit dem Standort das Delta zum „Global Template“. Wenn die Standorte sehr eigenständig agieren, kann es sinnvoll sein, Prozessexperten aus Standorten, die noch kein neues System haben, für einige Tage an bereits umgestellte Standorte zu holen. Dort können sie den Prozessexperten über die Schulter schauen und das SAP-System in Aktion erleben. Das Rollout-Team aus Global Key Usern, Local Key Usern und Beratern legt gemeinsam den Scope fest. Es definiert, welche Prozesse aus dem Template angewendet werden sollen und welche Anforderungen hinzukommen. In einigen Fällen kann der Rollout auch bereits dazu genutzt werden, um Optimierungen und Erweiterungen im Global Template vorzunehmen. Damit ist der neue Standort Vorreiter und ein wichtiger Gestalter des Templates.
Im dritten Schritt stellen die Experten das System samt Schnittstellen und Prozesse zur Verfügung. Die Daten werden aus Altsystemen in die neue Organisationseinheit migriert. Die Local Key User werden von den Global Key Usern und Beratern in die Bedienung des Systems eingewiesen. Dabei findet auch zugleich eine Validierung statt. Hierbei wird sozusagen geprüft, ob der neue Anzug passt. Die Local Key User können dann ihre Kollegen selbständig qualifizieren.
Etwa drei bis sechs Monate nach dem ersten Delta-Workshop findet die Ablösung des Altsystems durch das neue System statt. Ab diesem Zeitpunkt kann der Standort auf das volle Potential der SAP-Landschaft zurückgreifen.
In der abschließenden Testphase wird die Strategie überprüft und ggf. Anpassungen und erste Optimierungen vorgenommen.
Weil kein Rollout wie der andere ist. So wie sich Märkte, Segmente, Unternehmen und Standorte unterscheiden und kontinuierlich wandeln, unterscheiden sich auch die Lösungsszenarien, die in Frage kommen und die Kriterien, die es zu beachten gilt. Diese Kriterien sind wichtig, damit wir die strategischen und fachlichen Entscheidungen souverän und sicher treffen und die Rollouts effizient, kostensparend und mit dem geringsten Risiko durchführen können. Dabei wird ebenso die Reihenfolge der Standorte festgelegt, an denen nacheinander ausgerollt wird, wie auch die – von Standort zu Standort unterschiedlichen – Lösungskonzepte. Die Zukunftsstrategien des Mutterunternehmens und der einzelnen Standorte fließen hier ebenso ein, wie Risikobetrachtungen sowie Markt- und Branchentrends. Intelligente Rollout-Strategien werden also nicht in Stein gemeißelt, sie entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, z. B. durch Unternehmenszukäufe, Fusionen und neue Standorte. Wir begleiten unsere Kunden langfristig und können auf veränderte Situationen schnell und flexibel reagieren.
Wir gehen für eine sorgfältig und professionell entwickelte Strategie von drei bis sechs Monaten aus. Die Strategieentwicklung ist ein interaktiver und iterativer Prozess, in dem wir eng mit den Experten auf Kundenseite zusammenarbeiten. In dieser Zeit kann man sich gut finden und die zielführenden Szenarien entwickeln.
Wir arbeiten mit einem Rollenmodell, das sich in unseren Projekten sehr bewährt hat. Neben dem Projektleiter und der IT spielen hier sog. Global Key User und Local Key User die zentrale Rolle.
Der Global Key User ist in der Regel in der Zentrale ansässig und hat einen sehr guten Überblick über die unternehmensrelevanten Themenbereiche. Er kennt das Template, das global ausgerollt werden wird, sehr detailliert. Der globale Key User bildet die lokalen Key User der verschiedenen Standorte aus und unterstützt sie dort bei der Einführung. Der Local Key User ist Anlaufstelle und erster Ansprechpartner für die Anwender am Standort. Er kennt nicht nur die lokalen Gegebenheiten wie z. B. die regional unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen, er übernimmt auch die Ausbildung der Anwender am Standort und koordiniert vor Ort die Einführung, die Test-Phase und den Cut-over.
Das kommt auf die individuelle Situation und Ausgangslage an. Ein Unternehmen, das noch zehn Rollouts vor sich hat, sollte das Wissen selbst aufbauen und pflegen. Dabei sollte man nicht nur die Global User im Auge haben, sondern ganz besonders auch die zukünftigen Rollout-Experten vor Ort. Diese lokalen Key User benötigen viele Skills – neben Prozesswissen und SAP-Verständnis sind hier auch Kommunikationsfähigkeit und Sprachkenntnisse gefragt. Diese Skills bringt nicht jeder mit, die muss man oft erst gezielt aufbauen. Wenn ein neuer Rollout hingegen nur alle fünf Jahre oder noch seltener ansteht, ist der Skill-Aufbau zu aufwendig und zu teuer. Auch vor dem Hintergrund, dass hochqualifizierte Mitarbeiter in ihren Kernkompetenzen blockiert werden. Viele Aufgaben beim Rollout lassen sich hingegen gut auslagern. Dabei können wir sehr effektiv helfen, wobei das Spektrum vom reinen Schulen der User über die Aufnahmen der lokalen gesetzlichen Anforderungen bis hin zur kompletten Konfiguration der Anwendungen reicht.
Idealerweise bilden der Global Key User und die Local Key User einen Arbeitskreis, in dem auch das Template weiterentwickelt wird. Die Unternehmens-IT unterstützt sie bei den technischen Aspekten des SAP-Rollout-Projekts wie z. B. bei der Infrastruktur. Wir unterstützen sie bei allen Fragen rund ums Template und insbesondere dann, wenn neue Prozesse integriert werden sollen oder Rollout-Kompetenz aus- bzw. aufgebaut werden muss.
2019 haben wir mit dem international agierenden Automobilzulieferer Eissmann Automotive am Standort Mexiko in Panzacola eine in die Jahre gekommene Softwarelösung mit SAP abgelöst. Dazu wurde ein SAP-Template, das sich bereits an zahlreichen Standorten bewährt hatte, eingesetzt und mit den anspruchsvollen legalen Anforderungen Mexikos erweitert. Außerdem wurden die staatlichen Behörden mit angebunden und einige OEM angeschlossen, die bisher nicht aus SAP beliefert worden waren. Dies bedeutete neue EDI-Partner, -Nachrichten und -Labels. Die Datenmigration und der Go-live verliefen reibungslos. Eissmann kann seither seine Kunden in USA, Mexiko und Südamerika zuverlässig „just in time“ bzw. „in sequence“ versorgen.
„Die Berater und Beraterinnen von T.CON zeichnen sich nicht nur durch ihre Prozess- und Beratungskompetenz aus, sondern verfügen über eine außergewöhnlich hohe soziale Kompetenz und Arbeitsmotivation, wie ich sie bis dato noch nicht kennengelernt hatte.“
Hardy Winter, Head of Supply Chain/IT und BGE Managing Director
Wir sind SAP Gold Partner und Spezialisten für die gesamte Wertschöpfungskette in der Produktion. Wir haben die Erfahrung, die Kompetenz und den Willen, die SAP-Einführungs-, Rollout- und Carve-Out-Projekte unserer Kunden zum Erfolg zu führen. Zusammen mit den Projektleitern und Key Usern auf Kundenseite bilden wir ein starkes Team. Gemeinsam kommen wir immer ans Ziel.
