Dürfen wir Sie beraten?
Norbert Kytka
KontaktDigitalisierung im HR
Alles wird digital – dieser Gedanke steht im Zentrum der Digitalen Transformation. Sie durchzieht alle Bereiche. In der Fertigung wird der Begriff häufig mit Industrie 4.0 gleichgesetzt; im Personalmanagement findet sich zuweilen auch HR 4.0. Worum geht es hier?
In den letzten Jahren sind Schlüsseltechnologien zur Marktreife gekommen. Dazu zählen die Verarbeitung von (nahezu) unendlich großen Datenmengen (Big Data), die Vernetzung von allen Geräten untereinander (Internet of Things) und der Einzug von neuen Geräteklassen in den geschäftlichen Alltag (Mobile Technology). Diese Innovationen schafften die Grundlage für vollkommen neue Prozesse. Prozesse werden im Rahmen der Digitalen Transformation nicht einfach nur optimiert, sie werden vollkommen neu gedacht!
Früher ging es vielfach nur darum, bestehende Papierformulare in elektronische Oberflächen umzusetzen. Heute können wir den Hintergrund der Digitalisierung von Geschäftsmodellen hinterfragen: „Macht dieser Prozess überhaupt noch Sinn?“. Und wenn Prozesse digital abgebildet werden, müssen wir sehr individuell entscheiden, wie wir die Prozessbeteiligten mit den richtigen Technologien abholen können.
Technik ist der Treiber für die Digitale Transformation. Die Nutzung der neuen Möglichkeiten hängt stark von der Akzeptanz der neuen Technologien ab. Und so ist dieser Wandel vor allem auch ein kultureller Wandel, der nahezu jeden Arbeitnehmer betrifft. Dem Personalmanagement fällt hier eine Schlüsselrolle zu.
Zum einen ist die Personalabteilung selbst Process Owner vieler interner Prozesse – vom Urlaubsantrag bis zur Gehaltsanpassung. Etliche dieser Prozesse sind bis heute nicht digitalisiert oder nur mangelhaft in bestehende Systeme eingebunden. Die HR-Abteilungen stehen damit selbst vor einer Digitalisierungswelle.
Zum anderen muss das Personalmanagement aktiv den kulturellen Wandel der Digitalen Transformation begleiten. Das betrifft sowohl HR-Prozesse als auch alle anderen Prozesse, die in den nächsten Jahren digitalisiert werden. Die Mitarbeiter der HR-Abteilung sind hier Vermittler und Vertrauenspersonen. Und sie müssen die Personalentwicklung gemeinsam mit den Fachbereichen auf die neuen Anforderungen ausrichten.
In der Digitalen Transformation ist Workflow mehr als die Umsetzung von analogen in digitale Checklisten. Prozesse müssen vollkommen neu gedacht werden!
Prozesse auf der Basis der neuen Möglichkeiten neu denken – darum geht es bei der Digitalen Transformation.
Ein Beispiel aus der Personalentwicklung: Seminarplanung.
Klassisch erstellt die Personalentwicklung einen Schulungsplan für verschiedene Personengruppen oder Geschäftsbereiche. Dieser Entwicklungsplan wird dann über die Führungskräfte auf das Unternehmen ausgerollt. Karrieremodelle und Weiterbildungspfade flankieren diesen Prozess. Im weiteren Prozessverlauf werden Termine geplant, Räume organisiert, Trainer gebucht und Einladung verschickt.
Heute wird dieser Prozess häufig noch mit Excel, E-Mail und Zetteln abgewickelt. Moderne Lern-Systeme (LMS wie z. B. SAP SuccessFactors) digitalisieren diese Abläufe. Daten werden zentral in einem digitalen System verwaltet und Seminarangebote zentral gepflegt. Teilnehmer können sich aus einem Seminarkatalog Inhalte auswählen und die Teilnehmerliste wird automatisch erzeugt. Damit werden Durchlaufzeiten reduziert und Medienbrüche vermieden.
Vor dem Hintergrund der Digitalen Transformation und einer zunehmend agilen Arbeitswelt ist das nicht genug. Mitarbeiter werden selbstverantwortlich für ihre Bildung; Wissen wird dynamisch und bedarfsgerecht im Unternehmen weitergegeben; jeder kann jederzeit vom Teilnehmer zum Trainer werden. Die Prozesse der Personalentwicklung müssen diese Dynamik widerspiegeln. Seminarorganisation wird so zu einem dynamischen Prozess, den jeder Mitarbeiter initiieren kann.
So kann der Prozess in Zukunft laufen: Eine Nachwuchskraft arbeitet sich in ein neues Themenfeld ein. Das Wissen ist für Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen interessant. Die Nachwuchskraft legt selbst im HR PORTAL ein Schulungsevent an und bewirbt es über soziale Gruppen im Unternehmen. Raumorganisation und Verpflegung werden durch das System automatisch übernommen. Nach dem Seminar verschickt das System automatisch Feedbackbögen, welche die Teilnehmer auf ihren mobilen Geräten beantworten. Das Feedback geht direkt zum Trainer – unserer Nachwuchskraft, die den Prozess gestartet hat.
Wir unterstützen Sie bei Ihrem Weg zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Der Weg in der Digitalen Transformation ist sehr individuell und aus diesem Grund muss eine ganz persönliche Roadmap für Ihr Unternehmen entwickelt werden. Dabei begleiten wir Sie. Der folgende Fahrplan skizziert ein mögliches grobes Vorgehen, um Ihre individuelle Digital HR Roadmap zu zeichnen:
Gemeinsam mit Ihnen reflektieren wir Ihr Geschäftsmodell vor dem Hintergrund der Digitalen Transformation. Für die HR-Abteilung leiten wir strategische Ziele aus den Unternehmenszielen ab.
In der Prozessanalyse nehmen wir die HR-Prozesse auf und analysieren diese auf Schwachstellen. Gemeinsam wählen wir Pilotprozesse aus, deren Digitalisierung einen schnellen Mehrwert für Ihre Organisation verspricht.
In dieser Phase denken wir die Prozesse gemeinsam neu. Schon jetzt setzen wir uns kritisch mit möglichen Implementierungsstrategien auseinander.
Wir modellieren den Prozess in Signavio, dem führenden Werkzeug für die Modellierung und Analyse.
Die Modellierung des Workflows orientiert sich eng an Ihrer bestehenden Systemlandschaft und erfolgt mit den Werkzeugen, die wir gemeinsam für die Implementierung ausgewählt haben.
Wir bereiten die Implementierung des Prozesses bei Ihnen in der Organisation vor. Unsere Werkzeuge für das Change Management unterstützen die Akzeptanz der neuen Prozesse.
Anhand von vorher festgelegten Werkzeugen und Kennzahlen wird der Prozess in der Pilotphase eng überwacht.
In kurzen Feedback-Schleifen werden Anpassungen in den Prozess übernommen.
Erfolgreiche Implementierungen werden schnell auf weitere Prozessgruppen ausgerollt.
Prozessanpassungen gehen immer auch in die Strategie zur Digitalisierung mit ein.
Gemeinsam mit Ihnen gestalten wir Ihre Roadmap und begleiten Sie auf dem Weg der Digitalen Transformation:
