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Norbert Kytka
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In vielen Unternehmen stellt die Pflege von Stammdaten in SAP-Systemen eine zentrale Herausforderung dar. Der Prozess, der entscheidend für die Datenqualität und die reibungslose Funktion interner Abläufe ist, erfordert jedoch häufig einen hohen manuellen Aufwand und ist anfällig für Fehler. Kleinste Typos oder Formatfehler können zu Inkonsistenzen führen, was Auswirkungen auf unterschiedliche Abteilungen im Unternehmen hat und unnötige Kosten verursacht. Beispielsweise erzeugen falsche Kontonummern, Adressen oder Artikelnummern schwerwiegende Probleme für nachgelagerte Prozesse wie Buchhaltung oder Logistik. Die Stammdatenpflege bindet somit Arbeitskräfte und Ressourcen, denn sie müssen sich dieser Aufgabe gewissenhaft widmen und haben so wenig Zeit für andere, wichtige Aufgaben. Doch die korrekte Eingabe der Daten ist nur eine von vielen Fallstricken in der Stammdatenpflege. Um hier für mehr Sicherheit und einen schnelleren Prozess zu sorgen, gibt es ein paar Stellschrauben, an denen Sie drehen können.
1. Benutzerfreundlichere Oberfläche (UX-Optimierung)
Viele Anwender empfinden die SAP-Oberfläche als nicht besonders intuitiv. Eine Benutzeroberfläche, die einfacher zu bedienen ist und weniger Fehleranfälligkeit aufweist, hilft den Anwendern. Eine benutzerzentrierte Neugestaltung, z.B. durch die Einführung von geführten Prozessen, könnte die Usability erheblich steigern.SAP Fiori ist hier eine Möglichkeit.
2. Automatisierung von Standardprozessen
Durch die Einführung von Automatisierungen, z.B. durch Robotic Process Automation oder KI-basierte Eingabehilfen, werden einfache, wiederkehrende Aufgaben wie die Überprüfung von doppelten Datensätzen oder das Ausfüllen von Standardfeldern automatisch erledigt. Dies verringert den Zeitaufwand und reduziert Fehler.
3. Implementierung von Validierungs- und Prüfmechanismen
Integrierte Prüfmechanismen, wie beispielsweise Eingabemasken mit Pflichtfeldern oder Duplikatsprüfungen, stellen direkt bei der Eingabe sicher, dass nur valide und konsistente Daten erfasst werden. Fehler werden so in Echtzeit erkannt und behoben, bevor sie in das System gelangen.
4. Vereinheitlichung der Datenstandards und Regularien
Durch die Festlegung klarer Richtlinien und Standards für die Eingabe und Pflege von Stammdaten - z.B. durch Vorgaben für Formatierungen oder zulässige Werte - erhöhen Unternehmen die Konsistenz der Daten deutlich. Der Einsatz von „Dropdown“-Listen oder Vorgabewerten beispielsweise, minimiert die Gefahr von Schreibfehlern oder abweichenden Begriffen. Zentrale Datenrichtlinien und Dokumentationen helfen den Anwendern Einheitlichkeit in der Datenpflege sicher zu stellen. Diese Richtlinien werden regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst.
5. Schulungsmaßnahmen und User Support verbessern
Kontinuierliche Schulungsangebote und gut strukturierte Dokumentationen tragen dazu bei, dass sich die Anwender sicherer im System bewegen. Eine "Helpdesk"-Funktion, die bei Fragen direkt unterstützt, ist ebenfalls hilfreich, um die Fehlerquote zu senken.
6. Einführung eines zentralen Stammdatenmanagements (Master Data Governance)
Eine zentrale Verwaltung der Stammdaten, in der alle Änderungen überwacht und genehmigt werden, kann dazu beitragen, die Qualität der Daten zu sichern und Duplikate oder Inkonsistenzen zu vermeiden.
7. Outsourcing der Stammdatenpflege
Es besteht auch die Möglichkeit, die Stammdatenpflege ganz in die Hände eines externen Dienstleisters zu übergeben. Damit werden im Unternehmen Ressourcen für andere, wichtige Aufgaben im Kerngeschäft frei. Der Dienstleister stellt eine optimierte Datenqualität sicher und sorgt für konsistente, fehlerfreie Daten. Das Outsourcing der Stammdatenpflege nimmt den Druck, Fachkräfte für diese Aufgabe zu finden, Personalausfälle oder Urlaub zu kompensieren und reduziert Kosten für kontinuierliche Schulungen.
Mehr Infos dazu finden Sie hier: Effiziente SAP Stammdatenpflege für Ihr Unternehmen
