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Norbert Kytka
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Erfurt & Sohn bearbeitete jahrelang ERP- und PPS-Prozesse, die Finanzbuchhaltung, Instandhaltung, Bonusabrechnungen oder die Betriebsdatenerfassung in getrennten Einzellösungen. Damit ist nun Schluss: Der Tapetenhersteller führte Daten und Prozesse in SAP ERP zusammen und verbindet mit MES CAT auch Shop-Floor und betriebswirtschaftliche Ebene.
Achim Nikolic, kaufmännischer Geschäftsführer bei der Erfurt & Sohn KG, lächelt zufrieden. Gerade hat der Tapetenhersteller SAP ERP und die vollständig in das ERP-System integrierte Manufacturing-Lösung MES CAT Suite des SAP-Systemhauses T.CON, erfolgreich in Betrieb genommen. Das Unternehmen hat mit diesem Schritt 15 Altsysteme auf einen Streich abgelöst und die IT-Landschaft sowie die Datenhaltung konsolidiert. „Wir haben die Grundlage geschaffen, um den Daten-, Prozess- und Wertefluss vom Auftragseingang über die Produktionshallen bis hinein in die Finanzbuchhaltung und das Controlling vollständig integriert IT-gestützt abbilden zu können“, erläutert Achim Nikolic.
Die heterogene, über die Jahre gewachsene IT-Landschaft konnte den Expansionskurs des inhabergeführten Familienunternehmens mit Sitz in Wuppertal nicht mehr unterstützen. Die Erfurt & Sohn KG, ursprünglich ein reiner Raufasertapetenhersteller, hat ihr Produktportfolio konsequent um Vliesfaser- und Papierprägetapeten erweitert und ist heute ein Komplettanbieter für überstreichbare Wandbeläge. Speziell für die Renovierung und die energetische Sanierung von Altbauten hat man energiesparende KlimaTec-Thermovliese zur Innenwandbeschichtung und ein patentiertes Fassadensystem entwickelt – ein Wachstumsmarkt. Das Unternehmen vertreibt seine Qualitätsprodukte an mehrere Tausend Handelskunden, also Bau- und Heimwerkermärkte und Malerfachgroßhändler, die sie wiederum an den Maler oder Endverbraucher verkaufen.
„Es war schwierig, bisweilen unmöglich, neue Produkt- und Serviceangebote mithilfe neuer IT-Prozesse abzubilden“, erläutert Achim Nikolic. „Die IT-Systeme, die auf einer IBM iSeries-Maschine liefen, waren zum Teil veraltet und hatten ihre Leistungsgrenzen erreicht.“ Das betraf neben dem zentralen ERP-/PPS-System, für das der Hersteller die Wartung eingestellt hatte, auch Lösungen für die Finanzbuchhaltung. Hinzu kamen diverse Subsysteme, etwa für die Betriebsdatenerfassung, Instandhaltung, das Kundenbeziehungsmanagement, die Bedarfsprognose oder die Bonusabrechnung mit Kunden.
Auch das betagte Betriebssystem auf der IBM-Maschine musste erneuert werden. Allerdings bestand dabei die Gefahr, dass das ERP-/PPS-Kernsystem ausfallen könnte – mit unabsehbaren Folgen. Dieses Risiko wollte die Geschäftsleitung nicht eingehen und beschloss deshalb, auf eine integrierte ERP-Lösung zu wechseln, die auf einer modernen, skalierbaren und hochverfügbaren Hardware-Plattform installiert ist.
„Allen Beteiligten war von Beginn an klar, dass dieses strategisch wichtige IT-Projekt nur dann ein Erfolg wird, wenn das Vorgehen klar strukturiert ist und genau nach einem vorab festgelegten Drehbuch erfolgt“, verdeutlicht Achim Nikolic. Dazu gehörte auch eine straffe interne Projektorganisation mit fest definierten Aufgabenbereichen, Verantwortlichkeiten und abgestimmten Kommunikationsprozessen. Ebenso wichtig war, dass die Geschäftsführung das IT-Projekt von Beginn an aktiv gefördert hat.
Auswahl und Einführung des neuen ERP-Systems führte Erfurt & Sohn daher in vier eng aufeinander abgestimmten Schritten durch. Zuerst definierte man mit Unterstützung einer externen Beratungsfirma die Prozessanforderungen und erstellte ein Lastenheft für die Anbieterpräsentationen. Von sieben vorausgewählten ERP-Systemen, die zu dem Leistungsvergleich antraten, schafften es drei in die engere Auswahl, darunter SAP ERP, vorgestellt von der T.CON aus Plattling.
Nach abschließenden Eignungstests fiel die Wahl dann auf SAP und die T.CON. „Bereits mit den SAP-Standardfunktionen konnten wir viele Geschäftsprozesse abdecken und die ERP-Anwendung ist außerdem Multisite-fähig. Zudem überzeugten die T.CON-Berater durch detailliertes Prozesswissen“, begründet Achim Nikolic die Entscheidung. Wichtig war außerdem, dass Erfurt & Sohn über die MES CAT Suite die fertigungsnahen Systeme nahtlos mit der ERP-Welt verbinden konnte.
In einem dritten Schritt bauten die Projektpartner einen Prototyp der späteren ERP-Lösung auf, um die Soll-Prozesse anhand der Funktionsbeschreibungen abzustimmen und festzulegen. Gleichzeitig konnte man die späteren Anwender durch die Schulung an dieser „Software zum Anfassen“ frühzeitig ins Boot holen. Nicht zuletzt sollten dadurch noch vor der Implementierungsphase bislang verborgene „Aufwandtreiber“ identifiziert und aus dem Weg geräumt werden.
Der letzte Schritt war die ERP-Einführung, die aufgrund der exzellenten Vorarbeiten und unter Einsatz bewährter Methoden innerhalb von neun Monaten abgeschlossen werden konnte. Der Produktivstart erfolgte planmäßig Anfang Juli 2012 und in der zugesagten Qualität.
Die vollständige Integration der einzelnen SAP Module erleichtert den derzeit 120 Endanwendern die tägliche Arbeit. Die Mitarbeiter im Vertrieb erhalten mit einem Mausklick Einsicht in die Debitoren-Stammdaten und damit in offene Forderungen, Zahlungsbedingungen und -verhalten, die Kreditwürdigkeit oder die Rabatte und Bonusvereinbarungen eines Kunden.
Boni und Frachtkosten sind als erlösmindernde Faktoren im ERP-System hinterlegt und fließen automatisch in die mehrstufige Kundendeckungsbeitragsrechnung ein. Auf Basis der Erlösminderungen und der Netto-Netto-Preise, die das ERP-System durch Rückrechnung ermittelt, lassen sich Deckungsbeiträge kunden- und produktbezogen transparent darstellen.
Auch die Frachtkostenabrechnung hat sich vereinfacht: Anhand der im ERP-System gespeicherten Tarife für Speditionen und Lieferanten können Transportpreise automatisch im Voraus ermittelt werden. „Bei Hunderten von An- und Auslieferungen pro Tag ist das eine echte Arbeitserleichterung. Früher mussten wir die Preise manuell berechnen“, so Achim Nikolic.
SAP-Business-Workflows sorgen zudem für durchgängig elektronische Abläufe bei der Anlage und Verwaltung von Artikelstammdaten, der Rechnungseingangsverarbeitung und der Freigabe von Bedarfsanforderungen und Bestellungen. Dass jederzeit exakt nachvollziehbar ist, wo eine Eingangsrechnung sich gerade befindet, erhöht die Transparenz erheblich.
Und in den Werkshallen können die Maschinenbediener über spezielle Terminals auf die MES-Lösung von T.CON zugreifen und per Knopfdruck die SAP-Fertigungsaufträge für ihre Anlage abrufen. Das MES ist auch an die Maschinensteuerungen angebunden. Somit werden Gewicht, Durchmesser und Laufmeter von Papierrollen, Maschinendefekte sowie Stückzahlen, Zeiten oder Qualitätsdaten vollautomatisch erfasst, direkt nach SAP ERP übertragen und dort verbucht. Die MES-Lösung ist zudem auf eigenen Servern installiert, was die Verfügbarkeit der Produktionssysteme erhöht. Während der Offline-Phasen des SAP-Systems lassen sich in MES CAT erfasste Produktionsdaten zwischenspeichern. Sie werden automatisch übergeben, sobald die ERP-Lösung wieder online ist.
Ebenso werden betriebliche Instandhaltungs- und Wartungsprozesse heute ausschließlich in SAP erledigt, nicht in mehreren Parallelsystemen. Sechs Schnittstellen entfielen auf diese Weise. Auch die Fachbereiche agieren unabhängiger von der IT-Organisation, denn die Key-User können zum Beispiel Abfragen und Auswertungen eigenständig durchführen. Und nicht zuletzt soll die Anwendung SAP NetWeaver Business Warehouse (SAP NetWeaver BW) künftig noch exaktere Kosten- und Budgetplanungen und aussagekräftigere Datenanalysen ermöglichen.
„Wir stehen noch am Anfang, doch unser Ziel, Prozesse langfristig weiterzuentwickeln und zu verbessern, haben wir fest im Blick“, erläutert Achim Nikolic. So will man die Planung von Absatzzahlen und Umsätzen bis auf Kunden- und Produktebene mithilfe der BW-Lösung von SAP effizienter machen und Plan-Ist-Abweichungen genauer analysieren. Um Intercompany-Prozesse zu automatisieren, ist der SAP-Roll-out für die Vertriebsgesellschaften in Polen, Ungarn und Russland sowie am Produktionsstandort in Großbritannien geplant. Und über einen in die ERP-Lösung integrierten Web-Shop sollen künftig Endverbraucher individuell digital bedruckte Tapeten oder glatte Vliese ordern können.
Schlagwörter: SAP, Neueinführung, MES, EDI, Bonus, Provision, Konditionen ( Rabatt ), Plantool, Consumer, Großhandel, CDC-Abwicklung: Cross-Docking-Center, rollierende Absatzplanung, strategische Planung, Set-Artikeln
