Dürfen wir Sie beraten?
Norbert Kytka
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Christopher Stangl, Leiter des Strategischen Geschäftsfelds Manufacturing Industries I bei der T.CON, erklärt, was das Rollout-Know-how der T.CON besonders macht und warum bei dem Thema nicht nur Fachexpertise, sondern auch Persönlichkeit gefragt ist.
Christopher Stangl, was sind denn die besonderen Herausforderungen beim Thema SAP Rollout international?
Mit dem Rollout verändert sich viel für den Standort, an dem er stattfindet. Neue Innovationen kommen ins Haus, man partizipiert von dem, was an andere Stelle erarbeitet wurden. Aber es gibt eine psychologische Ebene, die nicht zu vernachlässigen ist. Im ERP-Projekt gestalte ich als Key User meine Zukunft mit. Das motiviert und schafft Akzeptanz. Beim Rollout bekomme ich übergestülpt, was andere konzipiert haben. Das ist eine ganz andere Ausgangssituation. Ich brauche Berater, die mit dieser Ausgangslage umgehen können, Zuversicht verbreiten und zu einem großen Teil Change Manager sind.
Dazu kommt: Der zeitliche Rahmen beim Rollout ist sehr kompakt. Als Endanwender habe ich nicht viel Zeit, mich mit SAP-System zu beschäftigen und Expertise aufzubauen. Dazu kommen Themen wie die Datenmigration. Besonders herausfordernd für die Rollout-Planung ist die Interaktion mit den Experten vor Ort. Etwa beim Cut-over oder vor dem Go-live. Wie sehen die Tage vor der Umstellung aus? Wie geht die Umstellung genau vonstatten? Müssen wir einen produktionsfreien Tag einplanen? Muss Hardware getauscht werden in der Halle? Brauchen ich an den Regalen neue Beschriftungen für die neuen Scanner? Wir müssen an viele Details im Voraus denken.
Was macht denn die spezifische Rollout-Expertise der T.CON aus?
Wir sind nicht nur als SAP Gold Partner auf die gesamte Wertschöpfungskette spezialisiert, können also als Komplettanbieter an allen Stellen beim Rollout helfen. Wichtiger noch: Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt – intern, aber auch beim Projekt mit den Kunden. Wir wissen nicht nur fachlich beim Thema SAP, wie es geht und was wir tun müssen.
Wir haben Berater, die als Persönlichkeiten ins Projekt gehen und bei aller Professionalität auch Empathie mitbringen. Daher können wir die Zuversicht verbreiten, dass der Rollout funktionieren wird, und zwar nicht nur auf der technologischen und der prozessualen Ebene.
Mit welcher Methodik geht die T.CON beim Rollout vor?
Wir arbeiten mit einem Rollenmodell, bei dem neben dem Projektleiter und der IT als Support globale und lokale Key User eine zentrale Rolle spielen. Der global Key User ist in der Regel in der Zentrale ansässig und hat einen sehr guten Überblick über einen oder mehrere Themenbereiche. Er kennt das Template, das global ausgerollt werden, sehr gut. Der globale Key User bildet die lokalen Key User aus und unterstützt sie bei der Einführung am Standort.
Der lokale Key User ist erste Anlaufstelle für die Anwender am Standort. Er ist der Schlüsselverantwortliche vor Ort. Er kennt nicht nur die lokalen Gegebenheiten, etwa die regional unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen, Er übernimmt die Ausbildung der Anwender am Standort und koordiniert vor Ort die Einführung, das Testen sowie den Cut-over.
Idealweise bilden globale und lokale Key User einen Arbeitskreis, so dass auch das Template weiterentwickelt wird. Die IT unterstützt währenddessen die technischen Aspekte des Rollout-Projekts wie zum Beispiel die Infrastruktur.
Kommt es vor, dass Rollen nicht besetzt sind oder nicht besetzt werden? Was passiert dann?
Es passiert, dass die Rollout-Kompetenz im Laufe der Zeit bei den global Key Usern verloren geht, etwa wenn die Einführung lange zurück liegt und nach langen Jahren ein neuer Rollout in einem weiteren Land auf sie zukommt. Dann muss die Rollout-Kompetenz neu aufgebaut werden.
Wie sollte ein Unternehmen dabei vorgehen?
Da muss jedes Unternehmen für sich entscheiden – je nach Ausgangslage. Die Frage ist: Was ist die Kernaufgabe meiner Mitarbeiter, und was kann ich outsourcen? Ein Unternehmen, das noch zehn Rollouts vor sich hat, sollte das Wissen selbst aufbauen und pflegen. Dabei sollte man nicht nur die globalen User im Auge haben, sondern gerade auch die Rollout-Experten vor Ort. Diese lokalen Key User benötigen viele Skills – Kommunikationsfähigkeit, ein gutes Englisch, Prozesskenntnis, und so weiter. Diese Qualifikationen bringt nicht jeder mit, oft muss man sie gezielt aufbauen.
Wenn ein neuer Rollout nur alle fünf Jahre ansteht, ist der Skill-Aufbau dagegen oft zu aufwendig. Viele der Aufgaben beim Rollout kann ich gut auslagern. Dabei können wir helfen, wobei das Spektrum vom reinen Schulen der User über die Aufnahmen der lokalen gesetzlichen Anforderungen bis hin zur kompletten lokalen Konfiguration der Anwendungen reicht.
Wie sieht denn ein typischer Ablauf eines internationalen Rollouts aus?
Wichtig ist zu verstehen, dass es immer ein Delta gibt. Viele Unternehmen haben die Vorstellung, dass sie einfach ihr Template weitgehend anpassungsfrei kopieren können. Aber das ist in der Regel nicht der Fall, wenn wir über das Thema SAP Rollout international sprechen. Es gibt andere rechtliche Vorgaben, und die Südamerika-Tochter eines europäischen Unternehmens beispielsweise beliefert andere Kunden als die Zentrale in Europa. Das kann bedeuten, dass es andere Anforderungen an Labels oder EDI-Nachrichten gibt als die, die im Template berücksichtigt wurden. Vieleicht gibt es auch noch neue Schnittstellen, zum Beispiel an ein lokales HR-System oder ein Drittsystem für das Lager.
Bevor mit dem Rollout gestartet werden kann, bedarf es daher vor Ort eines Delta-Workshops. Dabei werden sowohl die legalen Anforderungen als auch die vom Template abweichenden fachlichen Anforderungen aufgenommen. Die Workshops vor Ort werden von den globalen Key Usern mit Unterstützung von Fachberatern durchgeführt.
Erst dann folgt die Implementierung, bei der SAP-System bereitgestellt wird. Unter Umständen kann es in dieser Phase auch noch Prozessanpassungen im Altsystem geben, um das Risiko beim Go-live zu reduzieren.
Dann folgt der Funktionstest durch globale und lokale Key User. Wenn alles passt, werden die Anwender geschult. Beim anschließenden Integrationstest wird das System am Standort getestet sowie die Datenmigration verifiziert. Am Ende des Integrationstest soll es von den Key Usern eine offizielle Go-live Empfehlung geben.
Mitunter müssen auch noch einmal Funktionen in bestehenden Werken geprüft werden, um unterwünschte Nebeneffekte auszuschließen. Der Cut-over kann bereits mehrere Wochen vor dem Go-live beginnen und endet in der Regel mit dem ersten Monatsabschluss. Zum Cut-over gehören sowohl technische Aspekte wie beispielsweise die Datenmigration, aber auch Themen wie Information an Lieferanten und Kunden. Idealerweise merkt der Endkunde anhand der Performance des Unternehmens nicht, dass das System getauscht wurde. Die Lieferung kommt weiter pünktlich und so weiter.
Nach dem eigentlichen Go-live gibt es dann in der Regel noch für ein bis zwei Monate einen verstärkten Supportaufwand, den wir ebenfalls einplanen.
