Herausforderung Kostenstellengespräch

• Weshalb gibt es eine Abweichung?
• Welche Maßnahmen ergreifen wir?
• Wie geht es weiter?

Das sind die Fragen, die der Controller dem Kostenstellenverantwortlichen und sich selbst stellen muss.

Welche Vorgehensweise ist beim Kostenstellengespräch wünschenswert?

Beginnt der Controller das Gespräch mit dem Kostenstellenleiter mit der Frage „WARUM gibt es Abweichungen?“ fühlt sich der Kostenstellenleiter vermutlich angegriffen. Seine Abwehrhaltung verhindert eine konstruktive Besprechung und ein vernünftiges Ergebnis.

Besser wäre es, die Frage „Wie geht es weiter?“ vorzuziehen, um eine Abwehrhaltung von vornherein zu vermeiden.

Möglicherweise gibt es nämlich ganz simple Erklärungen, warum eine Abweichung zwischen den Plan- und Istkosten entstanden ist. Zum Beispiel könnte das komplette Marketing-Jahres-Budget bereits im ersten Quartal ausgegeben worden sein, die Investitionen aber bis zum Jahresende laufen. Somit liegen die Kosten weiterhin „im Plan“, obwohl Plan und Ist im ersten Quartal weit voneinander abweichen.

Die „Warum-Frage“ hat sich meistens bereits in diesem Zuge beantwortet.

Wie kann Sie T.CON systemseitig unterstützen, um das Thema „Plan-/Ist-Vergleich“ zu entschärfen?

T.CON bietet Ihnen eine Anwendung, in der zusätzlich zu den Plan-/Ist-Vergleichen neue Planungsforecasts angelegt werden können. Gleichzeitig können in der selben Anwendung die Gründe für Abweichungen und die daraus abzuleitenden Maßnahmen festgehalten werden. Die Pflege mehrerer Anwendungen (z. B. die Dokumentation der Gründe für Abweichungen in separaten Excel-Dateien) entfällt, denn alle Anwendungen werden zu einer vereint und sind somit zentral, aktuell und für jeden nachvollziehbar.