Kurz zusammengefasst: die XRechnung und für wen sie relevant ist

Damit wird die Richtlinie der Europäischen Kommission zur Förderung der elektronischen Beschaffung vollends umgesetzt.
Das Ziel dabei ist, dass elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format erstellt, verschickt und automatisiert bearbeitet werden können. Die Digitalisierung spart erhebliche Kosten ein. Zusätzlich werden Ökobilanz und auch die Effizienz durch die papierlose Rechnungsstellung verbessert.  

Elektronischer Datenaustausch mit der Verwaltung

Die XRechnung ist ein Datenmodell, das alle gesetzlich verpflichtenden Inhalte einer Rechnung abbildet und diese dadurch maschinell verarbeitet werden kann. Mit der sog. Leitweg-ID werden Eingangs-E-Rechnungen zu den Rechnungsfreigabesystemen der jeweiligen Verwaltungseinheiten weitergeleitet. Damit dies geschehen kann, muss die Leitweg-ID vor oder zusammen mit der Bestellung mitgeteilt werden.

Es gibt verschiedene Kanäle für die Übermittlung der elektronischen Rechnungen. Eine zentrale Stelle dafür ist die Rechnungseingangsplattform des Bundes. Darüber hinaus gibt es diverse Onlineportale, über die Rechnungen können hochgeladen werden können. Ein Versand per E-Mail ist ebenfalls möglich.

Die XRechnung senkt die Kosten für Papier und Druckertoner – nicht nur beim Bund, der die Nutzung vorgibt. Auch die Unternehmen, die mit den Behörden zusammenarbeiten, sparen Zeit und Geld im Rechnungsversand. Denn die Rechnungen müssen weder kuvertiert noch mit Porto versehen werden. Die digitale Zustellung erfolgt innerhalb von Sekunden.

Softwareunternehmen wie SAP, Microsoft und Oracle haben in den letzten Jahren die notwendigen Schnittstellen entwickelt, sodass Lieferanten und Dienstleister XRechnungen erstellen und übermitteln können. Es gibt Konvertierungslösungen, die Rechnungen schnell und unkompliziert umwandeln. Das klassische ERP ist die Grundlage dafür. Im Vergleich zur PDF-Rechnung gibt es mit der XRechnung keine Medienbrüche mehr.

Zukunftssicher: XRechnung im Unternehmen

Unter Experten gilt dieses neue Format als zukunftssicher. Aus unserer Sicht ist es sinnvoll, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass Ihr Unternehmen bei Elektronischem Datenaustausch (EDI) auch dieses Format unterstützt.

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