Dürfen wir Sie beraten?
Norbert Kytka
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Die T.CON ist ein Unternehmen, in dem schon lange vernetzt, dezentral und digital gearbeitet wird. Daher war für uns die Umstellung nicht ganz so groß wie für andere Unternehmen, nachdem die Geschäftsführung an einem Freitag im März ab dem Wochenende Homeoffice für alle anordnete.
Doch die Umstellung für die Berater, die das Gros der T.CON-Mitarbeiterschaft ausmachen, ist dennoch groß. Pre-Sales-Termine und Kunden-Workshops gibt es weiterhin. Die großen SAP-Projekte laufen unverändert weiter. Nur eben ohne Vor-Ort-Termine. Aber wie arbeitet es sich, wenn SAP-Experten der T.CON SAP-Projekte remote steuern?
Dafür nutzen unsere Experten nun digitale Werkzeuge zur Zusammenarbeit. Besonders Microsoft Teams hat sich hier als Plattform etabliert. Schon in der Vergangenheit nutzten unsere Berater sichere Plattformen für den Dateiaustausch mit den Kunden als Infrastruktur für die Projektarbeit, beispielsweise SharePoint. Das System betreuen wir in der Fernwartung, telefoniert und gechattet wird mit Skype.
Nun aber hat Teams allen anderen Plattformen in der Praxis den Rang abgelaufen. Die morgendlichen, digitalen Stand-ups, in denen sich unsere Beratungsteams versammeln, finden in Form einer Telefon- und Videokonferenz über Teams statt. Einige schalten ihre Kamera ein, andere nutzen nur die Audio-Funktion. Bei diesem kurzen Abstimmungsformat erklärt jeder, was er den Tag über vorhat, sodass wir schnell Synergien erkennen und Hindernisse gemeinsam aus dem Weg räumen können.
Dann beginnt bei den meisten die Arbeit an den Kundenprojekten. Die Entwickler sehen die Tickets durch, die sie über Jira erhalten haben, und starten mit ihren Aufgaben. Die Berater starten Videokonferenzen mit den Kunden, die in vielen Fällen die Abstimmungsrunden per Telefon und die Vor-Ort-Termine ersetzt haben. Teams ist auch deshalb bei uns so beliebt, weil hier so viele Funktionen integriert zu finden sind. Das macht es zu einem guten Tool, wenn in SAP Projekten remote gearbeitet wird.
Das Projektteam kann auch dem Kunden Zugriff auf Teams-Kanäle gewähren, Dateien ablegen und Besprechungen organisieren. Auch wenn die Technik nicht das persönliche Gespräch ersetzt, ist es doch gut, eine Kamera zu haben und den anderen zu sehen.
Mit vielen Kunden organisieren wir regelmäßige Working Spaces, die zum Teil über mehrere Tage hinweg am Stück in regelmäßigen Abständen stattfinden. Sie laufen ausschließlich über Teams. Das ganze T.CON-Projektteam kommt mit dem Kundenprojektteam zusammen, oder der Einzelne schließt sich mit den einzelnen Mitarbeitern und Abteilungen beim Kunden kurz.
Teams ist dabei auch für größere und längere Formate geeignet. Gerade präsentierten ein Dutzend T.CON-Berater drei Tage per Video und Präsentation einen wichtigen Meilenstein im Zuge einer SAP-Kompletteinführung: 30 Mitarbeiter des Kunden und die Geschäftsführung sahen zu, wie das erste Produkt durch das gesamte System durchgebucht wurde. Dabei zeigten wir anhand jedes einzelnen Prozessschritts, wie der Order-to-Cash-Prozess in diesem Unternehmen in Zukunft auf Grundlage neuster SAP-Technologie laufen wird. Das Feedback des Kunden zum Remote-Präsentationsworkshop war absolut positiv.
Die Videokonferenz mit dem Kunden ist zu Ende. Nun folgt oft die individuelle Absprache mit einzelnen Kollegen: Der Kunde hat eine neue Idee. Kannst du das übernehmen? Ein Stück weit lernen wir dabei auch jenseits unserer Sommerfeste die Familienmitglieder unserer Mitarbeiter kennen. Denn dass plötzlich ein Kind mit einer wichtigen und unaufschiebbaren Frage im Arbeitszimmer auftaucht und in den Bildschirm winkt und man selbst freundlich zurückwinkt, gehört ebenso zum neuen Arbeitsalltag.
Nachmittags steht dann in einem Beratungsteam die Nacharbeit zur Präsentation von gestern an. Sechs Kollegen haben über Teams eine Konzeption vorgestellt. Beim Kunden haben sich 50 Zuhörer unsere Lösungen für Produktion und Logistik vorstellen lassen.
Das Feedback ist positiv, denn wir waren anscheinend gut vorbereitet. Zusammen mit Unterstützung aus dem Marketing hatten die Beteiligten in den Tagen zuvor 170 Präsentationsseiten ausgearbeitet. Hier sind wir auch auf Limitierungen in der neuen Teams-Welt gestoßen. Beispielsweise empfinden einige den reduzierten Funktionsumfang eines Tools wie PowerPoint in Teams als nicht ausreichend. Grundsätzlich aber funktioniert das gemeinsame Bearbeiten von Dateien viel besser als in der Vergangenheit, als noch gigantische Dateien per Mail hin- und hergeschickt wurden.
In so einer Situation zahlt es sich aus, dass T.CON in eine gute Kommunikationsarchitektur investiert hat, die intern gelebt und auch mit Geschäftspartnern praktiziert wird. Nur der kurze Dienstweg und der Flurfunk fehlen – die Kaffeeküche kann zwar nicht ersetzt werden, aber auch hier findet unter den Kollegen ein Austausch virtuell zum Mittagessen oder auch Feierabendbier statt.
Insgesamt haben wir es als Organisation in sehr kurzer Zeit geschafft, von der Büropräsenz ins Remote-Arbeiten umzuschalten. Nicht nur für die Berater (die arbeiten ja eh oft nicht im Büro), sondern für die gesamte Verwaltung wurden binnen 24 Stunden die technischen Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice geschaffen. Die Fachteams bei uns haben dann, jedes für sich, definiert, wie sie nun arbeiten. Einige treffen sich morgens um 09:00 Uhr in der virtuellen Kaffeeküche oder im Scrum zur Abstimmung, andere treffen sich online, wenn es nötig ist. SAP-Projekte remote zu steuern ist kein Problem für uns. Die Projektarbeit läuft weiter zuverlässig.
Geholfen hat uns dabei nicht nur unsere Kultur der Selbstständigkeit. Freiheit und Verantwortung bedeutet, dass wir es gewohnt sind, uns selbst zu organisieren.
Gerade jetzt zeigt sich aber auch, dass die IT-Abteilung ein Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden ist. Wir können uns als Organisation schnell an neue Rahmenbedingungen anpassen und selbst gravierende Änderungen wie Reisestopps werfen uns nicht aus der Bahn.
Die technischen Voraussetzungen für das ortsunabhängige Arbeiten hat unsere IT schon vor Jahren geschaffen. Online-Tools helfen, auch von zu Hause aus effizient zu arbeiten und zu kommunizieren. Schulungen zu Themen wie Phishing und Cybercrime gab es schon, bevor wir alle von Zuhause aus gearbeitet haben. Wir haben bereits digitale Personalprozesse – für Urlaubsanmeldungen oder Krankmeldungen, beim Sichten von Bewerbungen oder bei der Erfassung von Arbeitszeiten muss kein Papier im Büro bewegt werden.
Dadurch können wir uns jetzt auf die inhaltliche Arbeit an den Kundenprojekten konzentrieren. Demnächst steht wieder ein kleines Highlight an: Ein Remote-Integrationstest im Zuge der Einführung von MES CAT bei einem unserer Kunden.
