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Norbert Kytka
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Die Digitalisierung der HR-Prozesse reduziert zeitraubende administrative Tätigkeiten drastisch und die HR-Organisation hat mehr Zeit für strategische und wertschöpfende Aufgaben.
Die ständig wachsende Dynamik der Geschäftswelt konfrontiert die Personalabteilungen heutzutage mit vielfältigen Herausforderungen – Stichwort Arbeitswelt 4.0 oder demografischer Wandel.
Um diese Aufgaben zu bewältigen, ist es unerlässlich, die Personalprozesse unternehmensweit zu digitalisieren und zu harmonisieren, damit sie sich effizient, flexibel und transparent abwickeln lassen, und HR-Kennzahlen (KPIs) einheitlich zu definieren. Studien wie der HR-Software-Monitor 2017 belegen jedoch, dass die Digitalisierung der HR-Prozesse vielerorts noch in den Kinderschuhen steckt. Das hat zur Folge, dass die Personalabteilung mit zeitraubenden manuellen Tätigkeiten und administrativen Aufgaben so ausgelastet ist, dass kaum Raum für die strategische Personalarbeit bleibt.
Folgende fünf Punkte verschlingen unnötig viel Zeit und bilden die größten Hürden für mehr Effizienz in den Personalprozessen:
1. Dezentrale Verwaltung von Personalstammdaten: Über die Jahre ist in vielen Unternehmen eine heterogene HR-Landschaft mit vielen verschiedenen Anwendungen entstanden – SAP- und Nicht-SAP-Software, On-Premise und Cloud-Anwendungen –, die nicht oder nur unzureichend verknüpft sind. Sämtliche Personaldaten müssen also in den einzelnen HR-Lösungen gesondert angelegt, verwaltet und bei Bedarf gelöscht werden. Diese Mehrfacherfassung birgt nicht nur die Gefahr von Eingabefehlern, sondern führt vor allem auch zu einem schiefen Datenbestand.
2. Medienbrüche aufgrund von Datensilos: In einer heterogenen HR-Landschaft entstehen Datensilos, die Medienbrüche verursachen und arbeitsintensive manuelle Arbeitsschritte erforderlich machen. Prozesse wie Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Reiseanträge oder die Spesenabrechnung werden vielfach noch auf Papier abgewickelt. Darunter leidet zwangsläufig die Datenqualität und die Revisionssicherheit.
3. HR-KPIs manuell konsolidieren: Firmen, die Personaldaten nicht zentral verwalten und Informationen, etwa aus Mitarbeitergesprächen, als Papierdokumente ablegen, müssen die Personaldaten von Hand zusammenführen, konsolidieren und aufbereiten. Darunter leidet die Qualität der HR-KPIs und von Analysen und Reportings. Das Management erhält dann HR-Berichte, die auf veralteten Informationen basieren, und zwar mit Zeitverzug.
4. Personalzeiten per Hand nacherfassen und korrigieren: Eine effiziente Zeitwirtschaft bildet die Voraussetzung für eine zuverlässige Entgeltabrechnung. Häufig werden Kommen- und Gehen-Zeiten aber noch von Hand nacherfasst oder nachträglich korrigiert, und auch Genehmigungsprozesse, etwa für Mehrarbeit, gestalten sich unnötig kompliziert, wenn sie nicht digital abgewickelt werden.
5. Hoher Suchaufwand und Informationsdefizite: Wer ist mein Ansprechpartner in der HR-Abteilung? Wo sind welche HR-Formulare gespeichert? Die Beantwortung dieser und ähnlicher Fragen gestaltet sich aufwendig, wenn die relevanten Informationen und Dokumente nicht zentral gespeichert sind, sondern in verschiedenen Ablagesystemen oder gar im Aktenschrank lagern.
Solche Zeitfresser, aber auch Verzögerungen in Bezug auf das HR-Reporting lassen sich eliminieren, wenn die Abläufe in der HR digitalisiert und automatisiert werden. Voraussetzung dafür ist die einheitliche, zentrale Verwaltung der Daten der gesamten Belegschaft aus allen Unternehmensstandorten – natürlich unter strikter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben in jedem Land.
Den Ausgangspunkt für die Zusammenführung der Personaldaten bildet eine Analyse, die aufzeigt, welche Standorte welche HR-Daten in welchen HR-Prozessen und -Systemen nutzen. Anhand dieser Analyse wird ein Personaldatenstamm erstellt, der unternehmensweit gültig ist und in das zentrale HR-Stammdatensystem eingespeist wird. In diesem Zusammenhang sollten auch die Bedingungen festgelegt werden, wie die Personaldaten in Zukunft angelegt, geändert und gelöscht werden, ein Aspekt, dem auch im Hinblick auf die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) hohe Bedeutung zukommt.
Als zentrales System zur Verwaltung der HR-Stammdaten bietet sich eine moderne Cloud-Plattform wie die HCM-Suite von SAP SuccessFactors an, auf deren intuitiver SAPUI5-Oberfläche die Nutzer ihre Aufgaben rollenbasiert erledigen können, und zwar am Desktop genauso wie mobil per Smartphone oder Tablet.
Sollen Abrechnung oder die Zeitwirtschaft in On-Premise-Lösungen erfolgen, müssen die entsprechenden Daten aus der HR-Cloud korrekt in diese Anwendungen übertragen werden, egal ob es sich dabei um SAP- oder Nicht-SAP-Software handelt. Umgekehrt ist zu gewährleisten, dass Abrechnungs- und Zeitwirtschaftsdaten an die Cloud-Software übermittelt werden und dort für Analysen zur Verfügung stehen.
Eine zentrale und einheitliche Verwaltung der Personaldaten samt Angaben zu den Fähigkeiten, Fertigkeiten oder beruflichen Interessen der einzelnen Beschäftigten schafft darüber hinaus die Basis, um Bedarfe und Trends in der Personalentwicklung frühzeitig zu erkennen und vorausschauend zu planen. Gleichzeitig bilden diese Daten die Grundlage für die standortübergreifend einheitliche Definition von KPIs wie Vollzeitäquivalent oder Fluktuation und ermöglichen so ein zeitnahes und harmonisiertes globales HR-Reporting in hoher Qualität.
Einen wichtigen Baustein für die erfolgreiche Umsetzung einer HR-Digitalstrategie stellen cloudbasierte, intuitiv zu bedienende Apps dar, mit denen sich spezifische HR-Aufgaben per Self-Service einfach, straff und transparent erledigen lassen. Auf Seiten der Beschäftigten sind das Urlaubsanträge, Krankmeldungen, das Erfassen und Ändern von Arbeitszeiten, die Verwaltung persönlicher Daten oder das Reisemanagement vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Erfassung von Reisedaten und -spesen und die Abrechnung. Auf Seiten der Führungskräfte ist das die Genehmigung bzw. die Ablehnung von Reise- und Urlaubsanträgen oder die Zuweisung einer Urlaubsvertretung aber auch die Einsicht in den Teamkalender und in die Zeitkonten der Mitarbeiter.
Dazu können Unternehmen mobile SAPUI5-Apps, zum Beispiel aus dem T.CON HR PORTAL auf Basis von SAP Cloud Platform, nutzen, die sich nahtlos in die vorhandene SAP-Landschaft integrieren und die Standardfunktionen von SAP HCM ergänzen und erweitern. Diese Apps ermöglichen die digitale Bearbeitung solcher Prozesse ohne Medienbruch: Alle Informationen landen direkt im HR-Bereich oder beim Vorgesetzten oder umgekehrt bei den Mitarbeitern, was eine hohe Transparenz in Bezug auf Genehmigungen und Workflows gewährleistet. Ein weiterer Vorzug des HR PORTALS besteht in seiner Flexibilität, denn für jede neue Anforderung an die Personalarbeit, aktuell etwa im Rahmen des Entgelttransparenzgesetzes (EntgTranspG), kann zeitnah eine neue App entwickelt werden.
Ein Knackpunkt im Rahmen der HR-Digitalisierung ist, im Einklang mit der Geschäftsstrategie und den HR-Zielen vorhandene Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren sowie neue HR-Prozesse zu erarbeiten und einzuführen, die den Beitrag zur Wertschöpfung spürbar erhöhen.
Die vielfältigen Aufgaben im Rahmen eines solchen Vorhabens erfordern jedoch ein tiefgehendes Spezialwissen und damit die Begleitung durch einen erfahrenen Beratungspartner. Er verfügt über das nötige Know-how, erarbeitet mit der HR-Organisation eine Digitalisierungsstrategie und die individuelle Roadmap für ihre Umsetzung und bietet darüber hinaus Unterstützung bei der Softwareauswahl, bei der Konsolidierung der Personaldaten und der Definition global einheitlicher KPIs.
Ein solcher Partner sollte alle Leistungen aus einer Hand erbringen – von der Auswahl der passenden Lösungen (on Premise, Cloud) und Apps über das Prozessdesign, die Implementierung bis hin zur Betreuung der Anwendungen und Prozesse nach Inbetriebnahme. Auch gilt es, Veränderungen, die entstehen, weil die Digitalisierung fest gefügte Abläufe und Zuständigkeiten aufbricht, mit erprobten Change-Management-Methoden zu unterstützen. Dann ist der Weg frei: Von einem „administrativen Verwalter“ verwandelt sich die HR-Abteilung zu einem „aktiven Gestalter“ zukunftsgerichteter und wertschöpfender Personalarbeit.
Autor: Markus Kammermeier, Business Unit Manager HCM und Member of the Board T.CON GmbH & Co. KG
Erschienen in der E-3 Februar 2018
