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Norbert Kytka
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Zeitlicher Rahmen:
Ab 1.1.2025:
Grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung.
Übergangsregelungen für 2025 und 2026: Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind weiterhin zulässig, jedoch nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Bis Ende 2026:
Für B2B-Umsätze in 2025 und 2026 können weiterhin Papierrechnungen und nicht konforme elektronische Rechnungen verwendet werden (mit Zustimmung des Empfängers).
Bis Ende 2027:
Für B2B-Umsätze in 2027 gelten dieselben Regelungen wie für 2025 und 2026.
Zusätzlich dürfen nur Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von max. 800.000 EUR Papierrechnungen und nicht konforme elektronische Rechnungen ausstellen.
Unternehmen, die die Umsatzgrenze überschreiten, können Rechnungen per EDI-Verfahren übermitteln, auch wenn diese nicht dem neuen Format entsprechen.
Ab 2028:
Die neuen Anforderungen an E-Rechnungen sind zwingend einzuhalten.
Verpflichtungen für Unternehmen:
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt für Unternehmen verschiedene Verpflichtungen und Anpassungen mit sich:
Format und Struktur der E-Rechnung:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format erstellt werden. Das bevorzugte Format ist das XML-basierte ZUGFeRD oder XRechnung, das den Anforderungen der EN 16931 entspricht.
Übermittlung der Rechnungen:
Die elektronische Übermittlung der Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber erfolgt über definierte Kanäle wie das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) oder über das PEPPOL-Netzwerk. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, diese technischen Kanäle zu nutzen.
Rechtliche Anforderungen:
E-Rechnungen müssen die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Signatur, die Authentizität der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Dies bedeutet, dass entsprechende Sicherheitsmaßnahmen und Zertifikate verwendet werden müssen.
Anpassung der internen Prozesse:
Unternehmen müssen ihre internen Buchhaltungs- und IT-Systeme anpassen, um die Erstellung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen zu ermöglichen. Dies erfordert möglicherweise Investitionen in neue Software oder die Aktualisierung bestehender Systeme.
Schulung und Sensibilisierung:
Mitarbeiter müssen im Umgang mit der neuen Technologie geschult werden. Dies umfasst sowohl die technische Handhabung der E-Rechnungs-Tools als auch das Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen.
Archivierung:
E-Rechnungen müssen, wie herkömmliche Rechnungen, den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die elektronischen Dokumente sicher und unveränderbar archiviert werden.
Vorteile der E-Rechnungspflicht:
Die E-Rechnungspflicht bringt neben den Herausforderungen vor allem auch zahlreiche Vorteile mit sich.
Kostenreduktion:
Durch den Wegfall des Papierverbrauchs und die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
Effizienzsteigerung:
Die Bearbeitungszeit von Rechnungen verkürzt sich erheblich, was zu schnelleren Zahlungsprozessen und einer verbesserten Liquidität führt.
Umweltfreundlichkeit:
Der Umstieg auf elektronische Rechnungen trägt zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks bei, indem der Papierverbrauch und der Transportaufwand verringert werden.
Transparenz und Nachverfolgbarkeit:
Die standardisierten Formate und die elektronische Übermittlung ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungswesen.
Wie T.CON unterstützen kann:
SAP Document and Reporting Compliance ist eine umfassende und vielseitige Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) effizient und rechtskonform zu erfüllen.
Die Integration von SAP Document and Reporting Compliance in bestehende SAP-Systeme ermöglicht eine nahtlose Erstellung, Validierung und Übermittlung von E-Rechnungen gemäß den spezifischen gesetzlichen Anforderungen der verschiedenen Länder. Die Lösung automatisiert viele der komplexen und zeitaufwändigen Schritte, die mit der E-Rechnungserstellung verbunden sind, und minimiert somit das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.
Ein wesentlicher Vorteil von SAP Document and Reporting Compliance ist die Fähigkeit, kontinuierlich auf gesetzliche Änderungen zu reagieren. Die Lösung wird regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass alle neuen Vorschriften und Anforderungen sofort umgesetzt werden können. Dies bedeutet, dass Unternehmen stets auf dem neuesten Stand bleiben und Compliance-Risiken minimieren können.
Darüber hinaus bietet SAP Document and Reporting Compliance umfangreiche Reporting- und Archivierungsfunktionen. Diese Funktionen ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller E-Rechnungen, was für interne Audits und externe Prüfungen von großer Bedeutung ist. Unternehmen können sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente sicher und zugänglich archiviert werden, wodurch die Transparenz und Nachweispflicht erheblich verbessert wird.
Zusätzlich zu diesen Kernfunktionen unterstützt SAP Document and Reporting Compliance auch die Integration mit verschiedenen externen Plattformen und Behördenportalen, was die Kommunikation und den Datenaustausch weiter vereinfacht. Diese Interoperabilität stellt sicher, dass E-Rechnungen problemlos an die zuständigen Stellen übermittelt werden können, unabhängig von den jeweiligen technischen und regulatorischen Anforderungen.
Insgesamt bietet SAP Document and Reporting Compliance eine leistungsstarke und flexible Lösung, die Unternehmen dabei hilft, die Herausforderungen der E-Rechnungspflicht zu meistern. Durch die Automatisierung und Optimierung der relevanten Prozesse trägt die Lösung wesentlich zur Effizienzsteigerung bei und ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kerngeschäftsaktivitäten zu konzentrieren, während sie gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
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