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Norbert Kytka
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Aus Fachbereichen in Unternehmen wie Finance und Controlling ist Excel trotz vieler Innovationen in den Bereichen BI und Analytics nach wie vor nicht wegzudenken. Der großen Bedeutung des beliebten Microsoft-Programms tragen sowohl die SAP als auch Microsoft mit Excel-Add-ins Rechnung, um Reporting- und Planungsszenarien aus den SAP Systemen in Excel abbilden zu können.
Bislang sprach die SAP von drei dieser Add-ins. Pünktlich zur TechEd 2022 haben die Walldorfer ein Update ihrer Lösungen vorgestellt:
Aus drei mach zwei – das bedeutet, dass nicht mehr zwischen SAP Analysis for Microsoft Office, edition for SAP Analytics Cloud und dem “normalen” SAP Analysis for Office unterschieden wird, sondern nur noch von SAP Analysis for Microsoft Office gesprochen wird. Die zweite Lösung, die kommuniziert wird, ist SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Office.
Nach wie vor bietet SAP Analysis for Microsoft Office ist ein wichtiges Add-in, um auf verschiedene Datenquellen wie SAP Business Warehouse und SAP Business Planning-Anwendungen für Excel zu erschließen – etwa für die Konzernberichterstattung. Wie bereits angesprochen, ergeben seit dem Release des Service Packs 9 die beiden Vorgängerlösungen „SAP Analysis for Microsoft Office“ und „SAP Analysis for Microsoft Office, edition for SAP Analytics Cloud“ ein Ganzes. Eine Unterscheidung zwischen der Edition für BI-Plattform und der für die SAC wird bei diesem Tool nicht mehr gemacht.
Dieses bewährte Add-in wird durch eine Neuentwicklung für den Cloud-Zugriff ergänzt: „SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Office“ ist kein Ersatz oder Nachfolger für SAP Analysis for Microsoft Office, sondern eine neue Lösung, die auf Microsoft Office 365 aufbaut.
Nutzerfreundlichkeit und Funktionsvorteile
Das neue Add-in soll den Funktionsumfang der SAP Analytics Cloud mit der Benutzerfreundlichkeit von Microsoft Office 365 kombinieren. Die Möglichkeit, Live-Verbindungen zu nutzen, bietet aktuell der direkte Zugriff auf SAP Data Warehouse Cloud (DWC) und S/4HANA. Weitere Live-Verbindungen werden laut Roadmap folgen.
Das bedeutet: Alle Daten im Quellsystem und jeweilige Änderungen werden direkt übernommen. Außerdem können Excel-Nutzer direkt auf die Modelle bzw. Spaces zugreifen, die in der SAP Analytics Cloud bzw. in der DWC erstellt wurden. Hier spielen die SAP Data Warehouse Cloud und das SAP Analytics Cloud, add-in for MS Office schon perfekt zusammen. Zum Thema UI: Das aufgefrischte Interface fügt sich optisch in das Frontend von Office 365 ein.
Defizite gegenüber SAP Analysis for Microsoft Office
Bei einigen Themen hat die Lösung trotz einer vielversprechenden Roadmap noch Defizite gegenüber dem älteren Add-in. Eines (und ein sehr großes aus Usability Sicht) davon ist das Thema Ablage bzw. Speichermöglichkeit: Das Speichern der Workbooks ist beim SAP Analytics Cloud add-in for Microsoft Office nur lokal oder auf einem SharePoint möglich. Noch existiert keine Möglichkeit, als Ablage eine BusinessObjects-Plattform wie Netweaver zu nutzen. Die Authentifizierung für den Zugriff und die daraus folgende Berechtigungssteuerung aus der BO-Umgebung steht damit Add-in-Nutzern nicht zur Verfügung. Eine doppelte Berechtigungspflege für die BW-Umgebung und Sharepoint kann daher nötig sein, um sicherzustellen, dass kein Nutzer zu viel oder zu wenig sieht. Diese Option zu schaffen ist selbstverständlich Teil der Roadmap. Unklar ist aber, wann sie genau verfügbar sein wird.
Aktuell können Workbooks mit SAP Analytics Cloud, add-In for Microsoft Office auf dem Netweaver nur über einen Umweg gespeichert werden: Durch die mögliche, parallele Nutzung von SAP Analysis for Office in Kombination mit dem SAP Analytics Cloud Add-in ist es möglich, das Verbindungs-Pop-Up aufzurufen, über das der Nutzer sich authentifiziert. Nun kann darüber das granulare Berechtigungssystem genutzt werden, um ein Workbook zum Beispiel in unterschiedlichen BW-Rollen zu speichern.
Beim Thema Reporting bietet SAP Analytics Cloud, add-In for Microsoft Office nicht den Funktionsumfang, den Anwenderinnen und Anweder von Analysis for Microsoft Office gewohnt sind. Der Fokus von SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Office liegt (aktuell) auf Planungsszenarien. Betrachtet man die angesprochene Roadmap wird sich dieser Fokus zumindest kurz- und mittelfristig auch nicht ändern.
Welche Lizenzkosten sind zu erwarten?
Die gute Nachricht vorneweg: Wer – etwa für den genannten Workaround – beide Add-Ins nutzen möchte, muss nach aktuellem Stand keine zusätzlichen Kosten einplanen. Beide verfügbaren Add-ins sind laut Aussage der SAP im Moment in den SAC-Lizenzen enthalten.
Aktuell bietet SAP Analytics Cloud, Add-In for Microsoft Office noch nicht den vollen Funktionsumfang, den vor allem Anwender in den Fachabteilungen erwarten bzw. der durch Analysis Office bereits geboten wird. Luft nach oben gibt es bei SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Office v.a. im Hinblick auf den Umfang der Reportfunktionen, welche bis dato keinen nennenswerten Mehrwert für den Nutzer darstellen. Basierend auf der verfolgten SAP-Strategie sind weitere Verbesserungen und Features bereits Teil der Roadmap oder zum Teil bereits in der Umsetzung.
Viele Nutzer werden vermutlich aufgrund der Speicher-Thematik weiterhin mit dem bekannten SAP Analysis for Microsoft Office arbeiten. Wer den Vorteil der Live-Verbindungen und die Usability des neuen Add-ins nutzen will, kann über das parallele Arbeiten mit beiden Anwendungen die Vorteile aus der alten und der neuen Welt gleichzeitig nutzen: Das Einfügen von Tabellen in Excel beispielsweise kann mit Hilfe der Live-Verbindung im neuen Add-in erfolgen – gespeichert wird die Arbeit dann mittels Analysis for Office in der BO-Umgebung.
Beide Add-ins werden durch die SAP weiterentwickelt, Erweiterungen im Funktionsumfang oder Neuentwicklungen sind jedoch nur für SAP Analytics Cloud, Add-in for Microsoft Office zu erwarten.
Sie benötigen Unterstützung oder haben Fragen zu den angebotenen Add-ins? - Kein Problem, kommen Sie gerne auf uns zu, wir beraten Sie umfassend zu Reporting- und Planungslösungen im BI-Umfeld der SAP und zu den Themen Lizenzen und deren Kosten.
FAQ: SAC Excel-Add-in SAP Analysis for Microsoft Office Software
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Stefan Schwenzl | Business Lead SGF Analytics | analytics.experte@team-con.de
