Dürfen wir Sie beraten?
Norbert Kytka
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In der heutigen Unternehmenswelt sind Daten der zentrale Treibstoff für fundierte, strategische Entscheidungen. Ohne verlässliche Datenbasis bleibt das volle Potenzial moderner Technologien oft ungenutzt. Insbesondere in Migrations- bzw. Technologie-Übergangsphasen ist ein einfacher Zugang auf Daten nicht immer gewährleistet – eine Herausforderung, der sich unsere Kunden häufig ausgesetzt sehen, bevor sie sich an uns wenden.
So auch in diesem Kunden-Fall. Das Szenario: Im Zuge eines Carve-Outs wird ein neues SAP S/4HANA-System implementiert. Während dieser Zeit sollte der Kunde eigentlich Zugriff auf das vom Mutterkonzern weiter betriebene ERP-System haben, um geschäftskritische Analysen durchzuführen zu können. Die Übergangslösung: Der Export von Daten aus dem alten SAP-System als FlatFiles und Bereitstellung auf einer SharePoint-Plattform.
Um diese Dateien für die Datenanalyse und das Reporting nutzbar zu machen, sah sich das Team einem großen manuellen Mehraufwand ausgesetzt. Zum einen musste ein Mitarbeiter regelmäßig prüfen, ob neue Dateien verfügbar sind. Zum anderen musste er die Dateien vorbereiten und händisch ins Data Warehouse laden. Schnell stand für die Verantwortlichen fest: Der Prozess ist zu zeitaufwendig, fehleranfällig und ineffizient.
Der Lösungsvorschlag von T.CON: gleichermaßen unkonventionell wie innovativ. Der gewählte Ansatz besteht aus einem Dreiklang von Microsoft Teams, SAP Datasphere und der SAP Integration Suite. Dabei wird der Ablauf vollständig automatisiert und gleichzeitig die Bedienbarkeit für den Endnutzer im Team unseres Kunden deutlich vereinfacht. Anders als zuvor fast schon von „Zauberhand“.
Weshalb haben wir unserem Kunden ausgerechnet diese drei Tools empfohlen? Mit Blick auf die Bestandteile des Lösungsansatzes gab es für das Projektteam eine Reihe an ausschlaggebenden Gründen für diese Wahl:
SAP Datasphere: Prozessteuerung und Datenmanagement
Die SAP Datasphere ist das Herzstück der Lösung. Sie steuert die Prozesse und übernimmt das automatisierte Datenmanagement über den Dataflow. Dadurch wird sichergestellt, dass Daten aus externen Quellen wie Excel-Dateien in SharePoint konsistent verarbeitet und für das Enterprise Reporting aufbereitet werden. Zudem ist die SAP Datasphere die strategisch eingesetzte Datenplattform bzw. Datawarehouse.
SAP Integration Suite: Schnelle und einfache Implementierung
Die SAP Integration Suite ist ein zentraler Baustein für die gesamte Unternehmensarchitektur. Sie fungiert als Standardtechnologie für die Datenintegration in der SAP Datasphere. Da die beiden Systeme nahtlos zusammenarbeiten, ist die Implementierung schnell und unkompliziert. Ein weiterer Vorteil: Die Integration Suite wird oft bereits für andere Integrationsprozesse beim Kunden genutzt, sodass keine zusätzlichen Tools eingeführt werden müssen. Hilfreich sind dabei auch die über 1.000 Anbindungen zu den meisten gängigen Cloud-Anbietern. Konkret heißt das für unseren Kunden, dass die SAP Integration Suite nicht nur für den Abruf und die Verarbeitung von Excel-Dateien eingesetzt wird, sondern eben auch für andere kritische Integrationsaufgaben.
Microsoft Teams: Intuitive Ablage externer Dateien
Als Speicher- und Ablageort der externen Dateien wird mit Microsoft Teams eine Plattform gewählt, die weitverbreitet ist. Sie ist nahezu jedem Mitarbeiter geläufig und bietet eine simple und intuitive Bedienung.
Durch den Upload der externen Dateien in Microsoft Teams profitiert der Anwender davon, dass diese automatisch in einer zentralen und leicht erweiterbaren SharePoint-Bibliothek organisiert werden. Da dafür in der Regel jeder Mitarbeiter im Unternehmen eine Lizenz hat, ist der Einstieg weitestgehend barrierefrei.
Die SAP Datasphere triggert regelmäßig den Datenabruf über die SAP Integration Suite. Dateien werden aus der SharePoint-Bibliothek übernommen, bereinigt und transformiert. Zudem sorgt die Datasphere dafür, dass die Sharepoint-Daten mit den Daten ins S/4HANA verbunden werden.
Die aufbereiteten Daten stehen direkt für das Reporting bereit – ohne manuelle Zwischenschritte oder IT-Support. Dashboards und Berichte aktualisieren sich automatisch, basierend auf den neuesten Daten. Sollte ein Benutzer dennoch einmal selbst eingreifen wollen, kann er jederzeit manuell eine Datei in Teams hochladen. Dank der Automatisierung ist diese Datei nach wenigen Momenten ebenfalls im Reporting verfügbar.
Zusammengefasst stechen aus Sicht unseres Expertenteams folgende Vorteile besonders hervor:
Einfache Bedienung für alle Mitarbeiter
Microsoft Teams und SharePoint sind bereits fest etablierte Tools bei den meisten Unternehmen. Dadurch entfällt der Schulungsaufwand, und die Lösung ist für alle Nutzer sofort anwendbar.
Automatisierung reduziert Fehler und spart Zeit
Manuelle Prüfungen und Uploads gehören der Vergangenheit an. Der automatisierte Prozess stellt sicher, dass die Daten in Teams bereitgestellt werden und letztlich konsistent und fehlerfrei in das Reporting einfließen.
Schnelle Implementierung und vielseitige Nutzung
Durch die Verwendung der SAP Integration Suite und der SAP Datasphere ist die Implementierung einfach und schnell. Die Technologien lassen sich zudem für viele weitere Integrationsaufgaben nutzen, was den Investitionsaufwand rechtfertigt.
Flexibilität für Ad-hoc-Bedarf
Die Möglichkeit, Dateien manuell hochzuladen, gibt den Business-Usern die Kontrolle, ohne dass sie auf die IT angewiesen sind.
Mit Microsoft Teams, der SAP Datasphere und der SAP Integration Suite wird die Integration externer Excel-Dateien in das Enterprise Reporting so einfach wie nie zuvor. Ein weiterer Schritt Richtung Self-Services, denn diese Lösung kombiniert Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Flexibilität, um datengetriebene Entscheidungen zu erleichtern und Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.
Sie haben ähnliche Herausforderungen?
Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir auch Ihre Datenprozesse optimieren können und lernen Sie beispielsweise die SAP Datasphere im Rahmen eines Workshops im individuellen Kontext Ihres Unternehmens kennen.
Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Dann kontaktieren Sie mich gerne.
Stefan Schwenzl | Business Lead SGF Analytics | analytics.experte@team-con.de
